La création d’une adresse professionnelle du type “votrenom@votrecabinet.com” peut-être un vrai casse-tête pour les avocats ou les professions libérales en général. Pourtant, ces adresses offrent de nombreux avantages, à la fois pour votre client qui sait instantanément qui lui écrit, et pour vous qui pouvez gérer facilement votre cabinet en ajoutant ou enlevant des comptes lorsque la population de votre cabinet change. Malheureusement, la configuration de ces adresses n’est pas toujours facile et on finit souvent par créer une adresse du type “votrenom@gmail.com”…
Alors, comment faire pour créer une adresse e-mail professionnelle ? Cela se fait en deux temps :
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Tout d’abord, il faut acheter (en réalité louer) un nom de domaine. C’est ce nom qui apparaitra après le @ dans votre adresse e-mail (votrecabinet.com dans notre exemple). Un nom de domaine est constitué d’un identifiant (renault, gide, dalloz…) et d’une extension (.com ou .fr par exemple). Ainsi, votrecabinet.fr, votre-cabinet.fr et votrecabinet.com sont tous des noms de domaine différents. Sachez que les caractères accentués ou les espaces ne sont pas autorisés, il vaut mieux séparer les mots par des tirets « - ». Ces noms de domaines étant nécessaires pour avoir un site internet du type www.votrecabinet.com, vous possédez peut-être déjà un nom de domaine, dans ce cas, vous pouvez passer à l’étape 2.
Si vous n’avez pas de nom de domaine et que vous souhaitez en acheter un, il faut d’abord vérifier si ce dernier est libre. Une visite sur ce site http://www.ovh.com/fr/domaines/ permet de voir si un nom de domaine est déjà pris (en orange) ou disponible (en vert).
Si votre nom de domaine est libre, vous pouvez l’acheter, cela vous coutera environ 10 €/an. De nombreuses sociétés (appelées hébergeurs) permettent cette opération, je recommande personnellement OVH (http://www.ovh.com/fr/index.xml) mais il existe de nombreux autres prestataires de qualité comme 1&1, Gandi, LWS…
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Une fois le nom de domaine acheté (il faut souvent attendre 24h que l’opération soit finalisée), il est temps de créer un compte associé à votre nom de domaine. C’est le nom de ce compte qui apparaitra avant le @ dans votre adresse e-mail (votrenom dans notre exemple).
Le plus simple pour pouvoir synchroniser ses e-mails avec Outlook est de créer un compte sur un serveur Microsoft Exchange. Cela coute environ 40 €/an par utilisateur. Je recommande d’effectuer cette opération chez le même prestataire que là où vous avez acheté votre nom de domaine, cela simplifie souvent la configuration. Sachez toutefois que ce n’est pas une obligation, dans ce cas, vous trouverez dans le panneau de configuration de votre hébergeur toutes les informations nécessaire à la configuration de votre serveur.
Lors de la création, vous devrez choisir l’identifiant de votre compte et votre mot de passe. Comme chaque compte correspond à une adresse e-mail différente, vous pouvez créer différents comptes (si vous avez plusieurs associés ou collaborateurs) ou en effacer certains (si des collaborateurs partent par exemple). Ici encore, cela peut prendre quelques heures avant que l’adresse soit 100% opérationnelle.
A partir de là, votre adresse e-mail fonctionne. Le plus simple pour s’en servir est d’utiliser Microsoft Outlook. Il faut pour cela ajouter un compte (Fichier > Ajouter un compte) puis il suffit de rentrer son nom, son adresse e-mail ainsi que son mot de passe pour que tout fonctionne. On peut aussi utiliser consulter ce compte sur son smartphone.
Notons pour finir qu’un compte Exchange permet non seulement la synchronisation des e-mails entre ses différents appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones) mais aussi la synchronisation de ses contacts et de son agenda.
