La plupart des entreprises ont besoin d’adresses emails génériques telles que contact@contoso.com ou sales@contoso.com. Il n’est pas raisonnable de diffuser des adresses personnelles à l’extérieur comme sur un site web. En effet, les collaborateurs visés pouvant être indisponibles ou avoir quitté l’entreprise. Il est également possible qu’une seule personne ne soit pas en mesure de répondre à certaines des questions ou tout simplement le flux d’emails à gérer est trop important pour un seul employé.
Notons par ailleurs, que l’offre Office365 possède la particularité de pouvoir créer simplement des adresses génériques. Ces boites seront automatiquement visibles et contrôlables depuis Outlook pour chacun des utilisateurs. Par exemple, chez Keluro nous avons trois boîtes partagées : contact@keluro.com pour toutes demandes, support@keluro.com pour les problèmes liés à l’utilisation de nos produits et noreply@keluro.com pour les envois automatisés.
Un problème demeure néanmoins avec une boite partagée : il est impossible de savoir quel utilisateur est en charge du suivi d’un email. Par exemple, un prospect envoie un email sur contact@contoso.com pour demander des précisions sur un des produits vendus par Contoso avant de passer sa commande. Les employés de Contoso, Bruno et Amélie vérifient tous les deux cette boite partagée. Amélie, spécialiste des questions techniques est en congé. Bruno qui habituellement s’occupe des commandes voit cet email mais n’est pas capable de répondre sans Amélie. Au retour de congés d’Amélie, l’email du prospect est passé aux oubliettes. Amélie l’ayant parcouru à son retour et pensé que Bruno l’avait traité… un quiproquo dommageable pour Contoso.
Pour la gestion des boîtes partagées, vous pouvez bénéficier des fonctionnalités d’affectation de KMailAssistant. En effet, les mails entrants peuvent être affectés directement aux utilisateurs. Les situations problématiques comme celle évoquée ci-dessus sont réglées.
Grâce à KMailAssistant, dans une boite partagée, vous voyez immédiatement si l’email a été assigné, à qui, et si celui-ci a été traité. Vous pouvez même l’assigner à un membre de l’équipe qui n’a pas accès à cette boîte partagée et suivre son statut (l’email sera alors transféré).
Par ailleurs, sur le panneau latéral, vous pouvez voir l’ensemble des emails qui vous sont affectés ou que vous avez assigné et qui demeurent en attente de traitement.
Fini donc le désordre collaboratif sur les boîtes mails partagées.
