Office 365 sont “des plans de souscriptions proposant l’accès à Office et à d’autres services de productivité”. Parmi ces autres services il y a Exchange et Sharepoint Online. Exchange est l’ensemble des services hébergés de messagerie, les utilisateurs finaux ne les manipulent pas directement : ils accèdent à leurs boîtes-aux-lettres en utilisant la version bureau d’Outlook, Outlook Web Access ou bien encore leur mobile. Remarquons qu’avoir accès à un véritable serveur Exchange dans Office365 permet d’utiliser votre propre nom de domaine pour les adresses mails (par exemple bpatra@keluro.com, contact@keluro.com etc.) à la différence des adresses hotmail, outlook.com, live etc..
Sharepoint est un outil de gestion de document extrêmement puissant. L’un des usages les plus communs de ce dernier est la possibilité d’utiliser des librairies communes pour l’édition de document électronique. Vous avez peut être déjà utilisé un hébergement de fichier type cloud personnel tel que Dropbox, Google Drive or OneDrive. Les libraires Sharepoint sont alors comparables mais plus adaptées à une utilisation en entreprise grâce notamment à une meilleure gestion des droits. Office365 propose donc une version hébergée directement par Microsoft de Sharepoint nommée Sharepoint Online.
Sharepoint est parfaitement adapté à l’organisation de contenu “par projet”. Par exemple, il est possible de créer un site global appelé “projets” ou “affaires”. Au sein de ce site global vous pouvez créer des projets spécifiques au travers de sous-site, par exemple: matter number 1 et matter number 2.
Les documents dans ces librairies Sharepoint peuvent être synchronisés avec votre système de fichiers local. Ceci est désormais une fonctionnalité fréquente et indispensable pour toute solution d’hébergement de fichiers. Pour activer la synchronisation d’une librairie Sharepoint, rien n’est plus facile, il suffit de cliquer sur le bouton “Sync” dans le Sharepoint Online.
Maintenant vous pouvez voir sur votre système d’exploitation la librairie Sharepoint synchronisée. Pour Windows, par défaut ce sera à l’emplacement suivant : UserName > Sharepoint.
Voyons maintenant comment utiliser KMailAssistant afin de sauvegarder et partager facilement vos emails importants en relation avec un projet, par exemple celui nommé Matter number1.
- Démarrez KMailAssistant et créez une affaire appellée Matter number1.
- Choisissez le dossier local de la librairie Sharepoint, là où vous voulez conserver vos emails. Dans ce cas nous avons créé un sous répertoire appelé email dans Sharepoint > Matter number 1.
- Maintenant KMailAssistant est configuré pour conserver vos emails importants pour le projet appelé matter Number 1. Visitez la page du produit pour démarrer un essai gratuit ainsi que la vidéo de démonstration pour voir toutes les fonctionnalités de KMailAssistant.
