Les nouvelles méthodes de travail engendrent de nouveaux problèmes
Aujourd’hui, la vie professionnelle va de plus en plus vite. Les personnes rejoignent une équipe, en quittent une autre ou décident soudainement de changer de travail pour profiter de nouvelles opportunités afin d’apprendre et d’évoluer. En parallèle, les entreprises doivent surmonter de nouveaux défis concernant l’organisation des équipes. Ces dernières interagissent de plus en plus virtuellement, à cause de leur dispersion géographique et du développement du télétravail.
Les entreprises doivent accepter ce besoin de liberté des employés, afin de continuer à recruter les meilleurs talents. Mais cela est risqué car le savoir et les informations clefs pour la croissance de l’entreprise sont souvent attachés à certains individus. Il est donc indispensable d’utiliser des solutions pour partager ces informations.
Des solutions actuelles permettent de collaborer mais présentent des limites
En réponse à ce problème, une toute nouvelle industrie de solutions collaboratives a émergé pour donner aux équipes les outils nécessaires au partage des connaissances.
Slack est utilisé par des équipes, petites ou grandes, pour communiquer plus facilement. Yammer s’impose de plus en plus comme une alternative à Facebook pour les entreprises. Dropbox ou les solutions professionnelles de Google ou SharePoint par exemple permettent de créer un système de partage de fichiers centralisé pour travailler en temps réel sur les mêmes documents. Le succès de ces logiciels montre qu’il y a un réel besoin pour ces nouveaux moyens de communication et que les entreprises sont prêtes à faire évoluer leurs méthodes de travail pour renforcer la collaboration et réduire la perte d’information.
Toutefois, les informations importantes ne proviennent pas uniquement de discussions internes et ne sont pas toujours consignés dans des traitements de texte, des tableurs ou des présentations. Une large partie de l’information transite via des emails et les solutions existantes ne prennent pas à ce problème en compte.
L’email reste important même s’il est limité
L’email reste le principal vecteur de communication en entreprise. En particulier, la plupart des interactions avec les partenaires extérieurs à l’entreprise sont réalisées par email. Que l’on parle de longs échanges aboutissants à la commande de votre client ou l’envoi d’un document de travail, il est difficile d’imaginer une vie (professionnelle) sans emails.
L’email a en effet un énorme avantage par rapport à ses concurrents, il ne dépend pas d’un éditeur et peut être utilisé par tout le monde. La possibilité de joindre n’importe qui dans le monde, à n’importe quel moment a trop de valeur pour pouvoir s’en passer. L’email devrait donc rester pendant encore plusieurs années le principal moyen de communication en B2B et B2C.
En même temps, un grand nombre de personnes et d’entreprises sont noyées par un flux trop important d’emails, parfois dû à de trop nombreuses utilisations de « répondre à tous » ou de « cc ». De plus, l’email est structurellement individuel, cloisonné dans des messageries individuelles ou des dossiers privés, ce qui limite la collaboration possible.
Notre futur pour les emails
Notre vision est de résoudre ces problèmes : libérer l’information coincée dans les emails, tout en limitant les échanges redondants ou peu pertinents. Avec une approche innovante dans la manière avec laquelle on partage et traite les emails, nous voulons transformer les emails en un outil de travail collaboratif à l’échelle de l’entreprise.
Que diriez-vous d’avoir accès en un coup d’œil à toute l’information importante concernant le projet sur lequel vous travaillez ? Depuis l’appel d’offre, la signature du contrat, jusqu’aux derniers échanges avec vos clients. Avec une information mise en évidence et débarrassée des passages devenus inutiles.
Même s’il existe actuellement de nombreuses solutions pour la gestion des fichiers et la communication en entreprises, aucune d’entre elles ne gère pour le moment les nombreuses informations contenues dans les emails. Pourtant, ce savoir a de la valeur et mérite d’être partagé et conservé, à la fois dans l’intérêt des collaborateurs et de l’entreprise.
