Comment partager des documents ?
Avez vous déjà travaillé sur un nouveau projet qui nécessite d’avoir accès à des documents existants ? Sûrement ! Selon l’avancée de votre entreprise et son système informatique, il y a deux manières de faire :
Option 1 : Vous demandez à vos collègues de vous envoyer toutes les informations nécessaires par email. Au final, vous recevez tous les fichiers dans votre messagerie, ce qui la sature et vous avez besoin d’un tri méthodique pour vous y retrouver. On doit pouvoir faire mieux…
Option 2 : Vous utilisez des systèmes de gestion éléctronique de documents (GED) tels que Dropbox, Box ou Sharepoint mis en place par votre entreprise pour partager vos documents. Ce sont des bons outils (à part quelques problèmes de synchronisation qui arrivent de temps à autre…) pour créer une stucture organisée de partage d’information à l’échelle d’une équipe. Selon l’effort et la bonne volonté de chacun, cela permet à toute l’équipe de retrouver facilement des documents.
Bien entendu, la seconde option est celle à suivre si le travail d’équipe est un élément majeur de l’entreprise.
Mais quid des emails ?
Toutefois, il reste un problème à régler : que faire de tous les emails (conversations internes, échanges avec les clients…) qui contiennent de l’information pertinente pour le projet et l’équipe ? Même si votre entreprise utilise un système de gestion de documents, il y a de forte chance pour que les emails restent dans votre messagerie personnelle.
Bien sûr, il est possible de transférer manuellement ses messages à ceux qui en ont besoin. Malheureusement, cela a tendance non seulement à faire baisser la productivité en encombrant les messageries, mais cela peut également conduire à une perte d’informations. Parce que des conversations entières ont été effacées dans la dernière tentative de rangement de sa boîte de réception, parce que vos collègues qui avaient l’email ont entre temps changé de poste ou simplement parce que vous ne savez pas à qui demander l’information dont vous avez besoin.
Il est également possible d’extraire le texte des emails, de le sauvegarder en PDF (ou en format .msg par défaut dans Outlook) et de l’enregistrer comme un fichier classique via la gestion de documents de l’entreprise. Mais non seulement cela prend du temps, mais en plus, comme la plupart des conversations sont constituées de multiples échanges entre de nombreux interlocuteurs, le résultat est souvent incertain…
Nous avons la solution !
C’est exactement pour résoudre ce problème que nous avons créé Keluro. Keluro est une app permettant de sauvegarder tous ces emails et leurs pièces jointes de manière innovante. Vous partagez directement un email depuis votre messagerie Outlook dans un #channel spécifique, de la même manière que vous sauvegardez vos documents dans le dossier approprié. Les channels sont configurés pour permettre à votre équipe d’avoir accès à l’information dont elle a besoin, rapidement et facilement.
De plus, Keluro utilise des algorithmes qui détectent automatiquement les messages appartenant à la même conversation ou concernant un même projet et vous propose de les partager. Enfin, Keluro détermine si la conversation est “en ligne droite” ou si elle est constituée de différents échanges en parallèle. Ainsi, vous voyez rapidement comment les messages sont connectés, même si le message date de plusieurs mois, et retrouvez facilement ce que vous cherchez.
Essayez Keluro pour découvrir comment nous pouvons vous aider à gérer vos emails au quotidien et restez concentrés sur votre cœur de métier !
