Keluro - KMailAssistant, aide

KMailAssistant, aide

Bienvenue dans l'aide de KMailAssistant version 1.

La page d'aide est en cours de rédaction, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez le moindre problème, nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

Démarrage rapide


Paramètres de connexion

La liste des affaires est stockée dans une base de donnée chiffrée et sécurisée en ligne. Pour y avoir accès, il est nécessaire de rentrer les paramètres de connexion.

Dans l'onglet 'Paramètres avancés', la ligne 'API Url' correspond à l'adresse de la base de donnée. Cette adresse est fournie par Keluro lors de l'installation. Vous avez ensuite besoin d'un 'Nom d'utilisateur' et d'un 'Mot de passe' pour vous connecter à la base. Une fois ces informations rentrées, vérifiez que la connexion se fait bien en cliquant sur 'Test connexion'. Vérifiez également en bas de la fenêtre que le compte sélectionné correspond bien à l'adresse email pour laquelle vous souhaitez utiliser KMailAssistant.

Création et modification d'affaires

Il est ensuite temps de créer des affaires (attention, vous avez besoin d'être administrateur pour créer ou modifier une affaire). Cliquez sur l'onglet 'Configuration des affaires Administrateur' puis sur le bouton 'Nouvelle affaire' pour créer une affaire. Vous pouvez ensuite choisir son nom et ajouter si vous le souhaitez une petite description, ainsi qu'une date et un statut.

C'est également à cet endroit que vous pouvez choisir sous quel nom et quel format (Word, PDF, Outlook ou texte) les emails associés à cette affaire seront enregistrés. Le nom est composé de différents champs (date de réception, sujet, nom de l'expéditeur) que l'on peut choisir et ordonner ainsi qu'un identifiant unique appelé 'hash'. Cet identifiant permet de détecter si l'email a déjà été enregistré et permet donc d'éviter les sauvegardes en doublon. Cliquez sur 'Sauvegarder' pour enregistrer les modifications. Vous pourrez ensuite modifier l'ensemble de ces paramètres à n'importe quel moment.

Paramètres de sauvegarde et de classement des emails

Une fois une affaire créée, vous avez besoin d'ajuster les paramètres de sauvegarde et de classement des emails. Pour cela, allez dans l'onglet 'Configuration des emails' et choisissez l'affaire que vous souhaitez configurer. Vous pouvez ensuite choisir dans l'onglet 'Sauvegarder' dans quel dossier de votre disque dur vous souhaitez enregistrer les emails associés à cette affaire (ce dossier peut-être situé sur un réseau et partagé avec d'autres). L'onglet 'Classer' vous permet de sélectionner le dossier Outlook dans lequel les emails seront déplacés lorsqu'ils seront associés à cette affaire.

C'est également dans ces dossiers que vous pouvez choisir si les réponses aux emails seront automatiquement classées et sauvegardées et si vous souhaitez sauvegarder les pièces jointes.

Une fois cette configuration effectuée, KMailAssistant est entièrement opérationnel. Vous pouvez classer et sauvegarder vos emails directement à partir d'Outlook en utilisant le clic droit, les boutons du ruban ou encore les boutons visibles en bas à droite de la fenêtre.

Règles automatiques


  • Règles automatiques en fonction des contacts.

    Dans l'onglet 'Règles', vous pouvez sélectionner un ou plusieurs de vos contacts Outlook et créer des règles de classement ou de sauvegarde automatique liées à ces contacts. Pour cela, il suffit de rechercher votre contact et de le glisser dans la colonne de droite avec un glisser-déposer. Des cases apparaissent à côté de son nom et vous pouvez choisir si les mails provenant de ce contact seront classés ou sauvegardés automatiquement dans l'affaire choisie.

    Dans cet exemple, les emails provenant de Maxime Jagard seront automatiquement sauvegardés sur le disque dur dans le dossier correspondant à notre 'Nouvelle affaire'. Quant aux emails de Robert Dubois, ils seront également automatiquement sauvegardés mais aussi classés dans le dossier Outlook correspondant à notre 'Nouvelle affaire'.

  • Règles automatiques en fonction de mots clefs.

    Vous pouvez également créer des règles pour classer et sauvegarder automatiquement des emails selon des mots clefs contenus dans le sujet. Pour cela, cliquez sur 'Nouvelle règle' et écrivez le mot clef correspondant dans la zone de texte. Comme pour les contacts, vous pouvez choisir si les mails contenant ce mot clef dans le sujet seront classés ou sauvegardés automatiquement dans l'affaire choisie.

  • Sauvegarde ou classement automatique des réponses.

    Dans les onglets 'Sauvegarder' et 'Classer', vous avez une option pour que vos réponses (emails sortant) suivent le même comportement que les emails entrant. Si l'option est cochée, alors la réponse à un email sauvegardé ou classé sera elle aussi automatiquement sauvegardée ou classée dans le même dossier. Ainsi, toute votre conversation est rangée à un même endroit.

  • Sas de validation.

    Dès qu'un email correspondant à une règle automatique est détecté (soit entrant soit sortant), il apparaît automatiquement dans un sas de validation (onglet 'Validation' de la fenêtre principale ou barre latérale à droite dans Outlook).

    Cet espace vous permet de continuer à travailler avec vos emails normalement dans la boite de réception et d'envoi et à la fin de la journée de valider en bloc l'ensemble des règles afin que la sauvegarde et le classement se fassent automatiquement. C'est également un moyen pour éviter qu'un email soit classé ou sauvegardé par erreur si vous voulez faire ponctuellement une exception à une règle.

Sauvegarde et restauration de la configuration


Réactiver l'add-in


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